Hambatan Implementasi ERP

Pengalaman setiap pelaksana tentu berbeda-beda, dan yang dijumpai terbanyak yang dapat dikenali adalah :

1. Menyerahkan keputusan implementasi pada tenaga IT dan akuntansi. Keputusan ini tidak sepenuhnya salah tentu, karena pengendali (sistem admin) dan bahasa akhir adalah pelaporan akuntansi. Namun, yang tidak kalah penting adalah ERP adalah satu sistem terintegrasi yang mengakumulasikan proses dan keputusan-keputusan bisnis yang harus dilaksanakan. Keterlibatan dan pemahaman manajemen lini menengah dan atas untuk memanfaatkan aplikasi untuk mendukung kebijakan-kebijakan bisnis diperlukan. Struktur informasi yang bisa disediakan oleh aplikasi relatif luas, tanpa pemahaman lini pengambil keputusan dan menyerahkan pada pelaksana-pelaksana yang sudah sibuk dengan kegiatan sehari-hari yang padat, maka kompentensi dari ERP tidak akan terpakai. Yang memahami bisnis sebagai sebuah proses, kerap adalah beberapa manajer yang terlibat aktif dalam proses bisnis.
2. Berpikir melakukan kastemisasi untuk menyingkat proses dan mengabaikan sejumlah parameter setting yang seharusnya dirancang. Ibarat sebuah rumah dibangun oleh seorang arsitek ahli, dengan seorang pemilik rumah yang suka-suka memasang pintu dan jendela berdasarkan selera. Ini adalah penyakit dalam sistem. Tanpa pengetahuan proses bisnis yang cukup dan hanya mengandalkan pengalaman bertahun-tahun, perubahan dilakukan untuk menyesuaikan proses bisnis yang ada dengan sistem baru yang akan diterapkan. Pola pikir ini, sekali lagi, tidak sepenuhnya salah, tapi berpotensi melakukan kesalahan sistemik. Kalau ERP menyediakan 100 skenario bisnis yang diatur melalui 100 parameter setting. Lalu bagaimana dalam waktu singkat dan tanpa memahami struktur informasi ERP, kita bisa memutuskan untuk mengkastem proses menjadi yang baru?. Untuk jangka pendek, seolah semuanya terjawab. Namun, keputusan ini berakibat buruk di kemudian hari. Ketika bisnis semakin ketat, perubahan harus dilakukan atau ketika bisnis berkembang, dibuka divisi atau lini-lini bisnis baru, maka sistem seolah berhenti. Gagal mengantisipasi perubahan. Padahal, ciri dan kekuatan ERP adalah melakukan adaptasi terhadap perubahan kondisi bisnis. Kastemisasi terjadi untuk kebutuhan jangka pendek, dan ini kemudian berpotensi untuk menimbulkan kegagalan dalam implementasi. Mengapa?. karena setiap pemenuhan kebutuhan, menimbulkan kebutuhan baru. Ketika sebuah rumah tua dibangun, maka setelah jadi apa yang sebelumnya tidak dibutuhkan muncul menjadi kebutuhan baru. “Oh, lebih bagus kalau jenis tamannya diperbaiki, AC harus dipasang… dll”. Singkat kata, kastem pada proses dapat menganggu skenario-skenario bisnis dan kompetensi sistem. Oleh karena itu, para implementor umumnya hanya mengijinkan kastemisasi pada level form dan tampilan saja agar “friendly user“
3. Kastemisasi juga kerap berkenaan dengan keterbatasan anggaran. Lisensi ERP relatif mahal. Untuk mengurangi biaya, maka dilakukan penyesuaian. Ada betulnya memang, tapi kita harus sangat hati-hati melakukannya. Apa akibatnya jika kita tidak memanfaatkan skenario yang sudah ada?. Apa akibatnya bagi SCM (Supply Chain Management) pada langkah berikutnya?. Inilah beberapa kesalahan yang bisa dipahami ketika “upgrade” perlu dilakukan.
4. Faktor seperti resistensi, kesulitan migrasi, budaya perusahaan, database terpecah-pecah (masalah teknikal), HRD yang tidak kompeten, bisnis proses yang dimiliki bersifat unik dan tidak cocok dengan ERP yang dibeli adalah masalah-masalah tambahan yang juga perlu diperhatikan. Namun, ini kerap adalah faktor ikutan yang muncul ketika penerapan bisnis proses pada ERP tidak dimaksimalkan. Tentu ini harus ditangani dengan benar pula, terutama dari sisi sumber dayanya. Aplikasi sekelas ERP adalah kombinasi kemampuan Tim IT, Manajer Akuntasi dan Keuangan, manajer HRD, manajer Marketing, manajer Produksi yang secara bersama-sama harus memahami dan mempelajari sistem dengan seksama. Lalu dilanjutkan dengan menetapkan parameter setting yang tepat. Tim fokus inilah yang kemudian bersama implementor akan menerapkan keseluruhan sistem. Implementor juga haruslah orang yang betul-betul memahami kompleksitas dari parameter setting. Kesalahan di sini, apalagi membuat proses bisnis sendiri dan ERP yang harus menyesuaikan hanya menggunduli ERP pada level sekedar menangkap kegiatan saja.
5. Oleh karena berbagai faktor yang dihadapi dalam membentuk wajah baru perusahaan ketika mengimplementasikan ERP, maka berbagai model penerapan menjadi lahan bisnis bagi konsultan IT dan perusahaan juga melihat sisi yang sama. Berpikir modular adalah kesalahan terberat dalam implementasi ERP. Di sisi lain, tidak sedikit pula masalah ERP yang tersembunyi di mata klien. Klien membatasi hanya pada modul-modul terpotong-potong karena pertimbangan biaya dan waktu, padahal perusahaan sebenarnya membutuhkan sistem operasi yang benar-benar mampu mengadaptasi sebagian besar masalah bisnis. Ini juga menjadi hambatan serius, karena ujungnya bisa hanya membuat ERP sama dengan sebuah modul akuntansi, membuat faktur/invoice, dan mendata penagihan untuk mendapatkan laporan keuangan. Artinya sukses ERP berada pada level tingkat akuntansi saja.

MRP 1 dan MRP 2

Material requirements planning (MRP)

Material requirements planning (MRP) adalah sebuah metodologi dan sistem yang digunakan untuk merencanakan dan mengatur proses manufaktur. Dapat diartikan pula yaitu sebuah sistem informasi yang memberikan informasi jenis bahan yang mana yang diperlukan untuk membuat sebuah unit dengan waktu tertentu yang mana terangkum dalam bill of material (daftar kebutuhan bahan). Kunci dari sistem data base MRP adalah BOM yang berisi tentang produk–produk yang akan diproses. MRP adalah sekumpulan teknik yang menggunakan BOM, data inventori dan jadwal produksi utama (dengan menggunakan waktu rata–rata lead time) untuk menghitung kebutuhan dari material. Hal ini dapat dijadikan rekomendasi acuan untuk pemesanan kembali material. Sistem MRP dimulai dengan produk yang disusun dalam jadwal produksi utama dan menentukan jumlah serta waktu dari semua komponen dan material yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk. Metodologi MRP ini dikembangkan pada tahun 1970-an dengan menggunakan teknologi komputer. MRP bekerja dari lead time baik ekstrenal maupun internal yang dinamis dan setiap hari dapat berubah–ubah. MRP juga dapat mengasumsikan kapasitas tak terbatas yang mana tidak realistis dan sulit untuk diatur. Hasil akhir proses manufaktur pada umumnya berupa peningkatan inventori yang disebabkan karena pembuatan bagian yang salah dan untuk hal inilah MRP dirancang. MRP, yang memanfaatkan metodologi pemesanan dengan fase waktu, merupakan sistem yang mengasumsikan permintaan bukannya bereaksi terhadap permintaan yang benar seperti dalam teknologi Demand Flow. Saat dikerjakan dengan proses peramalan, hal ini bereaksi kepada proses peramalan yang tidak pasti dan memproduksi bagian yang diharapkan akan diperlukan. MRP akan menggambarkan apa dan kapan dibutuhkan, dengan mempunyai akses terhadap inventori tertentu dan komitmen pre existing inventori untuk pesanan lain terhadap konsumen lain, akan mengindikasikan produk yang dibutuhkan untuk dipesan untuk memenuhi pesanan ini.

Material resource planning  (MRP II)

Material resource planning II (MRP II) adalah sistem informasi yang mengintegrasikan semua proses manufaktur dan applikasi yang terkait, termasuk pendukung keputusan dan Material requirements planning (MRP), akutansi serta distribusi.MRP II dikembangkan sebagai generasi kedua dari MRP dan hal ini menonjolkan sistem loop tertutup, perencanaan produksi menjalankan penjadwalan utama yang mana dijalankan berdasarkan perencanaan material dari input hingga perencanaan kapasitas. Dalam operasi MRP II, peramalan dikombinasikan dan disesuaikan dengan pesanan konsumen dan merujuk dari modul penjadwalan utama. Saat penjadwalan utama telah ditetapkan maka proses MRP akan dibagi dalam bill of material (BOM) biasanya setiap akhir pekan dan mengembangkan permintaan material. Permintaan material membutuhkan modul perencanaan kapasitas yang mana menguji jadwal yang dikembangkan oleh MRP serta menguji kapasitas tertentu. Loop feedback ini membuat dua alternatif yaitu : menambah kapasitas atau penyesuaian jadwal utama. Keseimbangan inventori on hand dan work in process dimasukkan sebagai proses regeneratif. Efek utama MRP II dalam operasi manufaktur yaitu : mengurangi inventori, dapat memprediksikan secara akurat waktu penyampaian (delivery time), menghitung jumlah biaya secara akurat dalam setiap tahapan dari proses manufaktur, pengembangan penggunaan dari fasilitas manufaktur, merespon secara cepat kondisi yang berubah, mengkontrol setiap tahapan produksi. MRP II merupakan sistem yang didasarkan pada MRP yang mana memperbolehkan manufaktur untuk mengoptimasi material, pengadaan material, proses manufaktur, dll, dan menyediakan laporan keuangan serta perencanaan. MRP II merupakan metode untuk perencanaan efektif dari semua sumber dari perusahaan manufaktur, yang mana terdiri atas perencanaan operasional dalam suatu unit, perencamaam keuangan dan mempunyai kemampuan simulasi untuk menjawab pertanyaan “what if” ( bagaimana jika).

MRP (Material Requirements Planning) hanya memperhitungkan perkiraan perencanaan material (Material Planning Projections) berdasarkan tahap explosion dari Bill Of Material. Sedangkan MRP II memperhitungkan semua sumber daya manufaktur yang ada untuk proses simulasi pro-aktif ‘What if’.


FUNGSI MRP
Fungsi dari MRP adalah:
• Berkaitan dengan persediaan (inventory) : memesan item barang yang tepat, jumlah yang tepat, dan waktu yang tepat.
• Berkaitan dengan prioritas penjadwalan : memesan kebutuhan item barang tepat pada saat dibutuhkan (right due date) dan menjaga agar due date tidak meleset.
• Berkaitan dengan kapasitas pabrik (plan capacity) : membuat rencana pembebanan kerja secara lengkap dan tepat.

Functional area

Pendahuluan

• ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem perangkat lunak modular yang dirancang untuk mengintegrasikan area fungsional utama dari proses bisnis perusahaan ke dalam satu sistem yang terpadu.

• Sistem terintregrasi merupakan sistem informasi yang melibatkan berbagai unit fungsional didalam perusahaan maupun hubungan perusahaan dengan pihak luar termasuk pelanggan dan pemasok

pada umumnya perusahaan memiliki 4 kelompok besar yaitu:

SCM - SUPPLY CHAINT MANAGEMENT

Pengertian SCM adalah pengelolaan dan pengawasan rantai siklus, mulai dari aliran material/ barang mentah, pembayaran, informasi dari pemasok ke produsen, ke pedagang grosir hingga pengecer sampai konsumen.

        Inputs SCM

•Data penjualan produk (Product sales data)

•Rencana produksi (Production plans)

•Level persediaan (Inventory levels)

•Kebijakan pemberhentian dan pemanggilan perusahaan (Layoff and recall company policy)

output SCM

•Pesananbahan baku (Raw material orders)

•Kemasan pesanan (Packaging orders)

•Data pembelanjaan sumber daya (Resource expenditure data)

•Laporan produksi dan persediaan (Production and inventory reports)

•Informasi perekrutan pegawai (Hiring information

MARKETING AND SALES

-Membutuhkan informasi dari semua bidang fungsional lainnya

-Pelanggan mengkomunikasikan pesanan kepada M/S secara langsung atau melalui telepon, fax, e-mail, web, dll

-M/S berperan dalam menentukan harga produk

•Harga dapat ditentukan berdasarkan biaya unit produk, ditambah beberapa markup

•Membutuhkan informasi dari Accounting and Finance, dan data Supply Chain Management

Inputs M/S

•Data pelanggan (Customer data)

•Data pesanan (Order data)

•Trend data penjualan (Sales trend data)

•Harga per unit (Per-unit cost)

•Kebijakan biaya pengiriman perusahaan (Travel expense company policy)

Outputs for M/S

       •Strategi penjualan (Sales strategies)

       •Harga produk (Product pricing)

       •Kebutuhan pegawai (Employment needs)

ACCOUNTING AND FINANCE

-Personil A/F:

•Mencatat transaksi perusahaan dalam pembukuan

•Mencatat hutang ketika bahan baku dibeli dan arus kas keluar ketika mereka
 membayar untuk bahan

•Meringkas data transaksi untuk mempersiapkan laporan tentang posisi keuangan
 perusahaan dan profitabilitas

-Orang-orang di bidang fungsional lainnya menyediakan data untuk A/F

•M/S menyediakan data penjualan

•SCM menyediakan data produksi dan persediaan

•HR menyediakan data penggajian dan biaya upah

 Inputs A/F

•Pembayaran dari customer (Payments from customers)

•Data piutang (Accounts receivable data)

•Data hutang (Accounts payable data)

•Data penjualan (Sales data)

•Data produksi dan persediaan (Production and inventory data)

•Data gaji dan belanja (Payroll and expense data)

Outputs for A/F

•Pembayaran ke supplyer (Payments to suppliers)

•Laporan keuangan (Financial reports)

•Data kredit customer (Customer credit data)

HUMAN RESOURCES

-Tugas yang berkaitan dengan perekrutan karyawan, manfaat, pelatihan, dan

 kewajiban ke pemerintah semua tanggung jawab HR

-HR perlu perkiraan yang akurat mengenai kebutuhan personil dari semua\

 unit fungsional

-HR perlu mengetahui keterampilan apa yang dibutuhkan untuk melakukan

 pekerjaan tertentu dan seberapa besar perusahaan mampu membayar

 karyawan

Inputs HR

•Prediksi personil (Personnel forecasts)

•Data keterampilan (Skills data)

Outputs HR

•Peraturan pemenuhan (Regulation compliance)

•Pelatihan dan sertifikasi karyawan (Employee training and certification)

•Database keterampilan (Skills database)

•Evaluasi dan kompensasi karyawan (Employee evaluation and compensation)